מנהל/ת לשכת מנכ"ל המתנ"ס

ניהול שוטף ויעיל של לשכת המנכ"ל ומתן מענה אדמיניסטרטיבי ושירותי למנכ"ל, להנהלת המתנ"ס, לעובדים ולתושבים. תיאום, תזמון ותיעדוף פגישות ומשימות של המנכ"ל מול גורמים עירוניים, קהילתיים וארגוניים, וניהול המעקב אחר ביצוען. השתתפות בישיבות הנהלה וועדות, ריכוז וכתיבת פרוטוקולים, ריכוז החלטות ומעקב אחר ביצוען מול הגורמים הרלוונטיים.

מה עושים בתפקיד

• ניהול שוטף ויעיל של לשכת המנכ"ל ומתן מענה אדמיניסטרטיבי ושירותי למנכ"ל, להנהלת המתנ"ס, לעובדים ולתושבים.
• ניהול יומן ומשימות: תיאום, תזמון ותיעדוף פגישות ומשימות של המנכ"ל מול גורמים עירוניים, קהילתיים וארגוניים, וניהול המעקב אחר ביצוען.
• סיכומי ישיבות ומעקב: השתתפות בישיבות הנהלה וועדות, ריכוז וכתיבת פרוטוקולים, ריכוז החלטות ומעקב אחר ביצוען מול הגורמים הרלוונטיים.
• ניהול קשרי פנים וחוץ: קבלת וסינון פניות, מתן מענה לתושבים ולגורמי חוץ, ניתוב משימות למנהלים ולעובדים ומעקב אחר הטיפול.
• ניהול אדמיניסטרטיבי: טיפול בדואר ובתכתובות, הפצת מסמכים, ניהול ארכיון פיזי ודיגיטלי, תיוק, ריכוז מסמכים וניהול המידע בלשכה.
• הכנת חומרים מקצועיים
• ריכוז נתונים ומידע, הכנת מצגות, דוחות, מסמכים וחומרים לקראת פגישות, ישיבות הנהלה, ועדות ודיונים.: תמיכה שוטפת בעבודת המנכ"ל: הכנת חומרים לפגישות, ביצוע מעקבים, ריכוז משימות ומתן מענה אדמיניסטרטיבי בהתאם לצורכי המנכ"ל והנהלת המתנ"ס.
• שירות ואדמיניסטרציה: מתן מענה לתושבים ולעובדים, לרבות רישום לחוגים ולפעילויות, מכירת כרטיסים, טיפול בגבייה ובתקבולים וניהול קופה קטנה בהתאם לנהלים.
• רווחת עובדים ואירועים: ריכוז נושאי רווחת העובדים, מתנות ואירועים ארגוניים, לרבות הרמות כוסית, וכן תיאום כיבוד ואירוח לישיבות ואירועים.
• עבודה מול גורמי פנים וחוץ: ממשק שוטף עם מנהלי המתנ"ס, העירייה, החברה למתנ"סים, ספקים, שותפים קהילתיים וגורמים נוספים בהתאם לצורכי התפקיד.

מה נדרש

השכלה

• ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי/מזכירותי – חובה.
• ניסיון בניהול לשכה – יתרון משמעותי.
• שליטה טובה ביישומי
• לרבות, ו- PowerPoint
• יכולת ניסוח גבוהה בכתב ובעל פה.
• יכולת ארגון, תכנון, תעדוף וניהול מספר משימות במקביל.
• יכולת מעקב ובקרה, ירידה לפרטים ועמידה בלוחות זמנים.
• יחסי אנוש מצוינים ותודעת שירות גבוהה.
• דיסקרטיות ויכולת עבודה עם מידע רגיש.
• יוזמה, עצמאות, אחריות ו"ראש גדול".
• יכולת עבודה בתנאי לחץ ובסביבה דינמית ומשתנה

יתרון

• תואר ראשון – יתרון.
• ניסיון בעבודה מול מנהל/מנכ"ל או בתפקיד הכולל ריבוי ממשקים – יתרון.