דרוש/ה עובד/ת אית"ן תומך/ת משא"ן, כספים ומנהלה

תפקיד עובד/ת אית"ן בנציגות בחו"ל, האחראי על מכלול הפעולות המנהליות בנציגות בתחומי משא"ן ומנהלה, כספים ולוגיסטיקה. בתחום משא"ן מנוהלים תיקים אישיים, קליטת עובדים ומעקב חינוך שליחים; בכספים מבוצעים תשלומים, גבייה והתחשבנויות ובניית תוכניות תקציב; ובלוגיסטיקה מתוכללים ביטוחים רפואיים, נסיעות, אירוח וביקורים רשמיים.

מה עושים בתפקיד

• תכלול כוח אדם: ניהול תיקים אישיים, קליטת עובדים חדשים, מעקב ותק ודרגות, חופשה ומחלה ודוח תקנים, וטיפול בביטוחי חובות מעבידים ובתביעות למענק לידה
• בקרה על מסירת מידע והנחיית שליחים ועובדים חדשים בנושא חינוך, כולל פיקוח על החזרי הוצאות חינוך והכנת בקשות מימון חינוך שנתיות
• ביצוע תשלומים וגבייה לספקים ולעובדים
• סיוע בהתחשבנות בין מחלקות, ריכוז וחידוש חוזים ועבודה מול ספקים ואישורים תקציביים
• סיוע בהתאמות בנקים, ניהול חשבונות בנק ובניית תוכניות מימון ותקציב חצי שנתיות ושנתיות
• מעקב אחר חריגות ועמידה בתקציב וניהול ובקרה על חשבון האשראי של הנציגות
• תכלול ביטוחים רפואיים של שליחים, עובדי האית"ן ועמ"זים וניהול קשר עם חברות ביטוח
• תכנון וריכוז לוגיסטי של ביקורי אח"מים ומשלחות, כנסים, סמינרים וועידות
• עבודה מול סוכני נסיעות ובתי מלון להזמנת טיסות, רכבות וחדרי מלון
• סיוע בניהול ביקורים רשמיים, כולל הקמת משרד ביקור וליווי הביקור

מה נדרש

השכלה

• השכלה תיכונית (12 שנות לימוד)

שפות

• ידיעת השפה העברית ברמת שפת אם
• ידיעת השפה האנגלית או שפת המקום ברמה גבוהה - דיבור/כתיבה/קריאה

ניסיון

• לבעלי השכלה תיכונית - שנת ניסיון בתחום משא"ן ומנהלה ו/או כספים ו/או לוגיסטיקה, או בתחומים בעלי זיקה למטלות אלו
• לבעלי תואר ראשון - לא נדרש ניסיון קודם

• אזרחות ותושבות ישראלית

מה מחפשים במועמד/ת

• נכונות לגמישות בשעות העבודה
• יחסי אנוש טובים
• תודעת שירות גבוהה
• יכולת עבודה בסביבה ממוחשבת