רכז.ת אדמיניסטרטיבי.ת במחלקה לתקשורת ודוברות

ניהול המשרד השוטף של המחלקה לתקשורת ודוברות: יומנים, תקציב, רכש והתקשרויות מול ספקים. התפקיד כולל גם סיוע בתקלות לוגיסטיות בפרויקטים גדולים ועבודה מול גורמים רבים בתוך המכון ומחוצה לו.

מה עושים בתפקיד

• ניהול שוטף של המשרד: מענה טלפוני, ניהול יומן פגישות, טיפול בתכתובות, דואר והחזרי הוצאות
• מתן מענה מהיר, תמיכה וסיוע בתקלות לוגיסטיות מורכבות בפרויקטים גדולים, תוך חשיבה ופתרונות יצירתיים
• ניהול, מעקב ובקרה אחר תקציב המחלקה
• ניהול ותפעול שוטף של התקשרויות והליכים מכרזיים, ומעקב ובקרה של התקשרויות קיימות
• אחריות מלאה על תהליכי רכש מול ספקים, טיפול ומעקב אחר הזמנות ואישורי חשבוניות
• ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות נוספות לפי הצורך ובקשת הממונים
• עבודה מול ממשקים רבים בתוך המכון ומחוצה לו

מה נדרש

השכלה

• תואר ראשון - חובה

ניסיון

• ניסיון של 3 שנים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי

כישורים

• שליטה מלאה ביישומי אופיס
• שליטה מלאה בשפות עברית ואנגלית, בכתב ובעל פה

יתרון

• תואר במשפטים, כלכלה או תעשייה וניהול
• ניסיון בהכנת מכרזים

מה מחפשים במועמד/ת

• יוזמה ויכולת עבודה באופן עצמאי ובצוות
• ארגון, דיוק, יסודיות וראייה רוחבית
• אחריות ודיסקרטיות
• יכולת התמודדות עם מספר משימות במקביל ובממשקים מרובים
• יכולת למידה מהירה של מערכות, חשיבה יצירתית ויכולת קידום תהליכים
• תקשורת בינאישית ותודעת שירות ברמה גבוהה