רכז/ת מינהל בית הספר להנדסה מכנית (JB-1400)

רכז/ת המינהל של בית הספר עונה לסגל ולקהל, מנהל/ת יומנים ומתאם/ת פעילויות. התפקיד כולל עדכון האתר ומסכי התצוגה, הכנת חומרי פרסום וארגון כנסים וימי עיון. בנוסף מטופלים בו מלגות מתקציבי מחקר והחזרי הוצאות לאורחים.

מה עושים בתפקיד

• טיפול שוטף במגוון נושאי המינהל של בית הספר, לרבות מתן שירות ומענה לסגל האקדמי והמינהלי, קבלת קהל, ניהול יומנים ותיאום פעילויות.
• אחריות על עדכון ותחזוקה שוטפת של אתר בית הספר, מסכי התצוגה הדיגיטליים וערוצי התקשורת, לרבות העלאת מידע, חדשות, אירועים ועדכונים.
• הכנה, עיצוב והתאמה של חומרי פרסום ותוכן חזותי עבור אתר בית הספר, רשתות חברתיות וערוצי תקשורת נוספים.
• טיפול בסמינרים של בית הספר, לרבות פרסום, מעקב, תיעוד והעברה לטיפול מזכירות הסטודנטים.
• ארגון כנסים, ימי עיון ואירועים של בית הספר, לרבות קידום ושיווק והפצת חומרי פרסום, ופרסום ועדכון שוטף של הישגים, זכיות ופרסים של חברי הסגל הבכיר.
• ריכוז וטיפול במלגות חד-פעמיות מתקציבי מחקר, לרבות הזנת נתונים ומעקב אחר ביצוע התשלומים.
• טיפול בהחזרי הוצאות לאורחים מחו"ל ולסטודנטים בינלאומיים, בהתאם לנהלים.
• ריכוז ומתן מענה לצורכי גמלאי בית הספר, לרבות טיפול בנושאי נסיעות ורכש.
• טיפול שוטף במכלול הנושאים האדמיניסטרטיביים, כולל ניהול יומנים, תיאום פעילויות מנהלים, ניהול חדרי ישיבות ומתחמי סטודנטים.
• ביצוע מטלות נוספות בהתאם לצורך.

מה נדרש

השכלה

• תעודת בגרות מלאה

ניסיון

• ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי

• ידיעת השפה העברית על בוריה, לרבות יכולת ניסוח, וידיעת השפה האנגלית ברמה טובה מאוד
• ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות OFFICE, לרבות EXCEL
• נכונות לעבודה בשעות נוספות על פי הצורך
• המשרה מיועדת למועמדים פנימיים תקניים שחל עליהם ההסכם הקיבוצי

יתרון

• תואר אקדמי (יתרון משמעותי)
• ניסיון בתחומי כוח אדם
• הכרת הנהלים והתקנונים האוניברסיטאיים והיכרות עם ERP
• ידע בתוכנת Canva

מה מחפשים במועמד/ת

• יוזמה, כושר תיאום וארגון, סדר, דייקנות ויכולת מעקב
• תודעת שירות גבוהה, יחסי אנוש מעולים ויכולת מתן מענה לצרכים של אוכלוסיות מגוונות
• יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בעבודה בצוות
• יכולת התמודדות עם עומס וריבוי משימות