מכרז פומבי מס' 92.2026 מנהל/ת אדמיניסטרטיבית בלשכה המשפטית

מנהל.ת אדמניסטרטיבי.ת בלשכה המשפטית. ניהול מכלול התקשורת האדמיניסטרטיבית בלשכה כגון קליטה, מיון, ניתוב ומעקב אחר דואר פיזי ואלקטרוני, מענה טלפוני ופרונטלי, וניתוב פניות ליועצת המשפטית ולצוות עורכי הדין. ניהול מעקב ובקרה הדוקים אחר סטטוס טיפול בפניות של גורמי פנים וגורמי חוץ, עד לסיום הטיפול.

מה עושים בתפקיד

• מנהל.ת אדמניסטרטיבי.ת בלשכה המשפטית
• ניהול מכלול התקשורת האדמיניסטרטיבית בלשכה כגון קליטה, מיון, ניתוב ומעקב אחר דואר פיזי ואלקטרוני, מענה טלפוני ופרונטלי, וניתוב פניות ליועצת המשפטית ולצוות עורכי הדין.
• ניהול מעקב ובקרה הדוקים אחר סטטוס טיפול בפניות של גורמי פנים וגורמי חוץ, עד לסיום הטיפול.
• ניהול יומנים, תיאום פגישות, זימון משתתפים ומשלוח תזכורות לצוות עורכי הדין.
• עריכה, עיצוב והכנה של מצגות, נתונים בטבלאות Excel חומרים לישיבות וכתיבת/הקלדת פרוטוקולים.,
• תפעול)מערכות משפטיות ייעודיות (כגון "נט המשפט" ומערכות ניהול תיקים וכן שליפת החלטות ועדכון נתונים שוטף.
• מתן סיוע אדמיניסטרטיבי-מקצועי לכלל מח' הלשכה המשפטית וכן למח' נזיקין לרבות סיוע בניסוח ומענה למכתבים ויצירת קשר מול חברות ביטוח/גורמים מעורבים.
• ניהול תחום הרכש והספקים של הלשכה המשפטית (הזמנות, מעקב חשבוניות וספקים.)
• תיוק, קטלוג ושמירה על ארכיון הלשכה (פיזי ודיגיטלי) תוך הקפדה יתרה על סודיות ודיסקרטיות.
• ריכוז וסיוע בפרויקטים אגפיים ובכל מטלה מקצועית נוספת.

מה נדרש

השכלה

• ת עודת בגרות מל.אה
• ת ואר ראשון- יתרון. אגף משאבי אנוש/מחלקת מכרזים נ יסיון מקצועי
• ניסיון של. שלוש שנים לפחות בניהול משרד, ניהול יומני עבודה, מתן שירות

• שליטה ביישומי ה- MS-OFFICE.
• עברית ברמה גבוהה.
• נכונות לעבודה בשעות09:00-17:00.
• העירייה הינה מפעל חיוני על כל המשתמע מכך לעבודה בחירום.
• העדר רישום פלילי בעבירה המונעת העסקה במוסד חינוכי בכפוף לחתימת המועמד על טופס הסכמה לקבלת מידע ממשטרת ישראל בהתאם לחוק המידע הפלילי ותקנות השבים, התשע"ט- 2019.

יתרון

• ניסיון בניהול משרד בתחום המשפטי– יתרון.

מה מחפשים במועמד/ת

• אמינות, לויאליות, אחריות, קפדנות ודייקנות בביצוע עבודה, יכולת לתיעדוף משימות, יכולת התבטאות בכתב ובע"פ, יכולת ארגון ותכנון, יכולת תיאום, יוזמה, התמודדות עם לחץ ושחיקה, התמדה, תודעת שרות גבוהה ויחסי אנוש מעולים.

איך מגישים

• ודגשים נוספים
• בהתאם להוראות סעיף174 א' לפקודת העיריות שעניינו סייגים להעסקת קרובי משפחה, מובא בזה לידיעת המועמדים כי ככל שקיימת קרבת משפחה לעובדי העירייה או נבחרי ציבור העסקתם תהיה מותנית בחו"ד יועמ"ש בעניין קיום ניגוד עניינים.יכול והעסקתם לא תאושר…
• המעוניינים יוכלו להגיש בקשותיהם למשרה בצירוף קורות חיים תמונת פספורט, תעודת זהות, תעודות, המעידות על השכלה, אישורי העסקה ממקומות עבודה קודמים (הכוללים תאריך תחילת וסיום העסקה, היקף משרה ותיאור תפקיד), אישורים להוכחת עמידה בדרישות הסף…
• ככל שלא יתקבל אישור מידי בדבר קליטת הפניה להגשת מועמדות במייל חוזר, יש לחזור על פעולת
• עד לקבל אישור.,