מזכיר.ת משנה למנכ"ל ומתאם תחום

בתפקיד מרכזים מידע מקצועי ומתאמים בקרה על נושאים עירוניים שונים, ומנהלים את לוח הזמנים והפגישות של המנכ״ל. העבודה כוללת הכנת חומרים לישיבות ורישום פרוטוקולים, מענה לפניות ומעקב אחר החלטות ומטלות. המשרה בהיקף מלא ומחייבת ניסיון משרדי של ארבע שנים לפחות ויכולת עבודה במערכות ממוחשבות.

מה עושים בתפקיד

• אחריות לניהול וריכוז מידע מקצועי, תיאום ובקרת פעולות של מספר נושאים ותחומים עירוניים, לפי המדיניות העירונית, הדין והנחיות הממונים.
• תיאום וניהול לוח זמנים ופגישות של המנכ״ל.
• הכנה וריכוז חומרים לישיבות ודיונים, רישום פרוטוקול והפצתו, על פי הנחיית הממונה.
• ניהול, ריכוז ומעקב אחר החלטות, הנחיות והתייחסויות.
• ניהול ותיוק מסמכי הלשכה באופן המבטיח זמינותם, ואחריות לטיפול השוטף בדואר ומעקב אחר ביצוע מטלות.
• קבלה והעברת מסמכים לטיפול ולהתייחסות גורמים פנים וחוץ עירוניים.
• מתן מענה שירותי לפניות מגורמים פנים וחוץ עירוניים ולפניות ציבור המתקבלות בכל ערוצי הקשר, קליטת הפניות, ניתובן ומענה בהתאם להנחיית הממונה.
• ריכוז נושאים שבתחום האחריות בתיאום עם גורמים פנים וחוץ עירוניים ומתן סיוע שוטף לקידומם תוך עמידה ביעדים ובלוחות הזמנים.
• קיום קשרי עבודה פנים עירוניים ועם גופים מחוץ לעירייה, וביצוע משימות נוספות במסגרת התפקיד לפי הנחיית הממונה.

מה נדרש

השכלה

• 12 שנות לימוד

ניסיון

• ניסיון מקצועי של 4 שנים לפחות בעבודה משרדית

• ידע וניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות והפעלת יישומי OFFICE
• ידיעת השפה העברית ברמה טובה מאוד
• עבודה במשמרות בשעות ובימים לא שגרתיים

יתרון

• ידיעת שפות נוספות

מה מחפשים במועמד/ת

• מיומנויות תקשורת וכושר ניהול משא ומתן
• תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש טובים
• כושר ביטוי טוב בכתב ובעל פה