מזכירים/ות ללשכות בכירות

מה עושים בתפקיד

• מתן שירותי אדמיניסטרציה ובכלל זאת
• ניהול יומן מרובה ממשקים באמצעות יומן ממוחשב לרבות, תיאום פגישות, תיאום ישיבות, וועדות ופורומים שונים עם גורמי פנים וחוץ;
• ריכוז מידע והכנת חומרים לקראת ישיבות והפצתם למשתתפים, מתן תמיכה מנהלית במהלכן;
• כתיבת פרוטוקולים לישיבות וביצוע מעקב ובקרה אחר יישום המשימות והחלטות שהתקבלו;
• ריכוז ומתן מענה בכתב, לרבות בדוא"ל ובעל פה, לרבות טלפונית;
• מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לעובדים על פי השיוך הארגוני;
• ביצוע משימות מנהליות שונות כגון: רכש, הדרכה ארגון פעילויות ארגוניות וימי עיון, תוך תיעדופן וניתובן באופן המקצועי והיעיל ביותר;
• סיוע במשימות שוטפות נוספות וריכוז תחומים מקצועיים בהתאם לצורך;
• עבודה מרובת ממשקים ותחת לחץ, עם חומרים רגישים ודיסקרטיים.

מה נדרש

• ניסיון קודם בתפקיד דומה בלשכה בכירה - חובה
• אוריינטציה טכנולוגית ושליטה טובה מאוד בכלי אופיס, בדגש על outlook - חובה
• שליטה טובה בשפה העברית והאנגלית, קריאה כתיבה דיבור – חובה
• יכולת עבודה בתנאי לחץ וביצוע מספר משימות בו זמנית
• יחסי אנוש טובים, ייצוגיות ותודעת שרות גבוהה
• אחריות אישית, עצמאות, סדר וארגון
• זמינות למשרה מלאה וגמישות לעבודה בשעות אחר הצהריים.

יתרון

• תואר אקדמי ראשון - יתרון
• היכרות עם מערכת SAP – יתרון
• ניסיון בעבודה עם כלי AI - יתרון

עיקרי הדברים נקראו מתוך עמוד המשרה באתר הרשות; הנוסח המחייב הוא הנוסח המלא שם.