מזכיר/ת להנהלת המרכז הרפואי

אחריות כוללת על ניהול הפעילות השוטפת תחת תפעולה של לשכת המרכז הרפואי, אחריות לניהול ותיאום יומן סדרי עבודתו/ה של צוות הנהלה ומנהל/ת המרכז הרפואי לרבות קביעת מועדי פגישות ואירועים אחרים. עריכה וריכוז חומר מקצועי לקראת דיונים וישיבות, ובכלל זה נירות עבודה, דוחות ונתונים, בהתאם להנחיות מנהל/ת הלשכה והפצתם לגורמים הנוגעים בדבר.

מה עושים בתפקיד

• תיאור כללי על המשרה: חלקיות העסקה
• אחריות כוללת על ניהול הפעילות השוטפת תחת תפעולה של לשכת המרכז הרפואי, אחריות לניהול ותיאום יומן סדרי עבודתו/ה של צוות הנהלה ומנהל/ת המרכז הרפואי לרבות קביעת מועדי פגישות ואירועים אחרים.
• עריכה וריכוז חומר מקצועי לקראת דיונים וישיבות, ובכלל זה נירות עבודה, דוחות ונתונים, בהתאם להנחיות מנהל/ת הלשכה והפצתם לגורמים הנוגעים בדבר.
• רישום פרוטוקולים מישיבות וקיום מעקב אחר החלטות שנתקבלו וביצוען, בהתאם להנחיות מנהל/ת הלשכה.
• אחריות לביצוע המשימות המנהליות בלשכה תוך תעדוף וניתובן באופן המקצועי, בתיאום מנהל/ת לשכה. ניהול מסמכים במערכת הממוחשבת הפקת דוחות וריכוז נתונים לביצוע מעקב ובקרה.
• ריכוז הטיפול בנושאים שונים המטופלים בהנהלת המרכז הרפואי ביצוע תיאום עם הגורמים הרלוונטיים,איסוף וריכוז נתונים עבור צוות ההנהלה.
• ניהול מעקב אחר יישום החלטות, בנושאים השונים עד לסיומם.
• קיום קשר בכתב ובעל פה עם כל יחידות המרכז הרפואי, בכל הכרוך בקשר היומי בינן לבין לשכת מנהל/ת המרכז הרפואי.
• מתן מענה לציבור הפונים ללשכה מנהל/ת המרכז הרפואי.
• ביצוע תפקידים נוספים, בתחום המקצועי, בהתאם להנחיות מנהל/ת הלשכה.

מה נדרש

• השכלה תיכונית, יתרון להשכלה גבוהה

ניסיון

• לבעלי השכלה תיכונית- 2 שנות ניסיון בעבודת מזכירות בארגון גדול- עדיפות
• קורסים: קורסים הקשורים בתפקיד כגון שימושי מחשב ועוד.

• ידע: הכרת השימוש במערכת עיבוד נתונים ממוחשבים.

שפות

• ידיעת השפה העברית.
• רצוי ידיעת השפה האנגלית ברמה בסיסית/ בנונית.

מה מחפשים במועמד/ת

• כושר ארגון, ניהול, תיאום והפעלת שיקול דעת, יכולת עמידה בלחץ.
• תודעת שירות גבוהה.
• מוכנות לעבודה במשרה מלאה ולשעות נוספות לפי הצורך
• תקשורת בין אישית ברמה גבוהה.

איך מגישים

• אדמיניסטרציה
• אחזקה, ניקיון, תחזוקה ותיקונים הנדסה
• הנהלת חשבונות
• כלכלה, כספים, שכר, הנהלת חשבונות, רו"ח