מזכיר/ה למשרדי הנהלת בית החולים

מהווה יד ימינו של המנהל האדמיניסטרטיבי, אחראי/ת על הנושאים האדמיניסטרטיביים במערך ומהווה גורם מרכזי מקשר מול ההנהלה, מנהלי היחידות/סקטורים, עובדי מנהלה וגורמים חיצוניים. תיאום פגישות, ניהול יומנים סיכום ישיבות והפצת מסמכים ופרוטוקולים לרבות מעקב ביצוע. תיאום ותמיכה במנהלי המערכים התפעוליים – מטבח, רכש, לוגיסטיקה, ועוד.

מה עושים בתפקיד

• מהווה יד ימינו של המנהל האדמיניסטרטיבי, אחראי/ת על הנושאים האדמיניסטרטיביים במערך ומהווה גורם מרכזי מקשר מול ההנהלה, מנהלי היחידות/סקטורים, עובדי מנהלה וגורמים חיצוניים.
• תיאום פגישות, ניהול יומנים סיכום ישיבות והפצת מסמכים ופרוטוקולים לרבות מעקב ביצוע.
• תיאום ותמיכה במנהלי המערכים התפעוליים – מטבח, רכש, לוגיסטיקה, ועוד.
• שירותי משרד שוטפים – מענה טלפוני ופרונטלי, טיפול בפניות משפחות, סיוע אדמיניסטרטיבי לעובדים, תיאום חדרי ישיבות ואולמות.
• תקשורת שוטפת ושיתוף פעולה עם מזכירות ההנהלה וגורמים שונים בבית החולים.
• תפעול דירות אירוח המיועדות למשפחות מאושפזים והפניה למשרדי גבייה וקבלה.

מה נדרש

• השכלה אקדמית או תעודת ניהול משרד/מזכירות בכירה – יתרון משמעותי.
• ניסיון של לפחות 3 שנים בתפקיד דומה בארגון בינוני–גדול (עדיפות בתחום הבריאות/ציבורי).
• ניסיון בעבודה בלשכה בכירה – יתרון משמעותי.
• שליטה מלאה ביישומי מחשב (Office, Excel, Outlook) ובמערכות ניהול מידע.
• כושר ביטוי גבוה בעברית.
• יחסי אנוש מצוינים, אחריות אישית, דיסקרטיות ויכולת תעדוף גבוהה.
• אסרטיביות ויכולת עמידה מול דרגים בכירים וגורמי שטח.
• דיוק, סדר וארגון.
• יכולת עבודה עצמאית, ניהול זמן ועמידה בלוחות זמנים
• הופעה ייצוגית.