עוזר.ת לנושאים מינהליים

ריכוז הנושאים המינהליים של אגף, מארגון כנסים, קורסים והשתלמויות ועד תיאום ישיבות והכנת חומרים למנהל. התפקיד כולל מעקב אחר מימוש התקציב, טיפול מינהלי במכרזים והתקשרויות עם ספקים וניהול המצאי והרכש של האגף. מתאים למי שבא מתחום הארגון והמינהל.

מה עושים בתפקיד

• ריכוז וטיפול בנושאים המנהליים הקשורים לפעילות האגף, הכנת תוכניות הדרכה והשתלמות, ארגון כנסים, קורסים, לכידות חברתיות וכד׳
• סיוע בתיאום ובקביעת ישיבות למנהל, ריכוז והכנת חומר רלוונטי לפגישות, השתתפות בדיונים, עריכת סיכומי דיון וביצוע פיקוח ובקרה אחר יישום ההחלטות
• ריכוז, פיקוח ובקרה אחר מימוש תקציב, ניצול המשאבים ועמידה במסגרות התקציב השונות
• ריכוז וליווי הטיפול המנהלי במכרזים ובהתקשרויות עם ספקים ונותני שירות משלב הייזום ועד לחתימה, ופיקוח ובקרה על תקינות התהליך המנהלי לפי החוקים, התקנות, הנהלים והמדיניות העירונית
• ניהול מערך המצאי של האגף, עדכון וניהול הנתונים במערכת המצאי העירונית בהתאם לנוהלי העירייה
• ריכוז צרכים בתחום הלוגיסטיקה, הזמנת רכש, ריכוז וטיפול בתשלומי ספקים במערך הלוגיסטי וביצוע מעקב תקציבי על המלאי וההצטיידות
• ריכוז וטיפול בפניות מגורמי חוץ המחייבות התערבות של מנהל, איסוף, עיבוד וריכוז נתונים למענה לפניות
• ריכוז וניתוח נתונים בהיבטים שונים הנוגעים ליחידה, עריכת דוחות סטטיסטיים רלוונטיים לפעילות, הפקת תובנות והצגתן להנהלה
• קיום קשרי עבודה פנים עירוניים ועם גופים מחוץ לעירייה, וביצוע משימות נוספות במסגרת התפקיד לפי הנחיית הממונה

מה נדרש

השכלה

• 12 שנות לימוד

ניסיון

• ניסיון מקצועי בתחומי ארגון ומינהל: ל-12 שנות לימוד 3 שנים לפחות, לתואר אקדמי - לא נדרש

• ידע וניסיון בעבודה במערכות ממוחשבות ובהפעלת יישומי OFFICE
• מיומנויות תקשורת וכושר ניהול משא ומתן
• תודעת שירות גבוהה
• יחסי אנוש טובים
• ידיעת השפה העברית ברמה טובה מאוד
• כושר ביטוי טוב בכתב ובעל פה

יתרון

• תואר אקדמי שקיבל הכרה על-ידי המועצה להשכלה גבוהה, או שהוכר על-ידי משרד החינוך במחלקה להערכת תארים אקדמיים מחוץ לארץ
• ידיעת שפות נוספות

מה מחפשים במועמד/ת

• מיומנויות תקשורת וכושר ניהול משא ומתן
• תודעת שירות גבוהה
• יחסי אנוש טובים
• כושר ביטוי טוב בכתב ובעל פה