מזכיר.ה עוזר.ת א'

עבודות מזכירות וטיפול בנושאים מנהליים בבית ספר על יסודי: קבלת קהל ומענה לטלפונים, ניהול מסמכים ודואר וסיוע בניהול מצבת התלמידים ודיווחי הנוכחות של המורים. התפקיד כולל גם סיוע בגביית תשלומים, בטיפול בחשבוניות ובהכנת תעודות. מתאים למי שבא מעולם המזכירות והמינהל.

מה עושים בתפקיד

• ביצוע עבודות מזכירות וטיפול בנושאים מנהליים הקשורים לפעילות בית הספר, לפי המדיניות העירונית, הדין והנחיות הממונים
• מתן מענה שירותי לפניות המגיעות למזכירות בית הספר בכל ערוצי ההתקשרות: קבלת קהל, מענה לטלפונים, קליטה, איסוף, ניתוב וטיפול שוטף בהתאם להנחיית הממונה
• סיוע בתיאום ובקביעת ישיבות, ריכוז והכנת חומר רלוונטי לפגישות, השתתפות בדיונים, עריכת סיכומי דיון וביצוע פיקוח ובקרה אחר יישום ההחלטות
• סיוע בריכוז דיווחי הנוכחות של מורים ובניהול מצבת התלמידים
• ניהול ותיוק מסמכים ודואר בית הספר באופן המבטיח זמינותם ואיתורם לפי הצורך
• עדכון מערכת שעות כוח אדם בבית הספר וביצוע מעקב ובקרה במערכת לניהול בתי הספר
• סיוע בגביית תשלומים, בטיפול בחשבוניות ספקים, בניהול קופת בית הספר ובטיפול במערך התשלומים הבית ספרי
• סיוע בהכנת גיליונות ציונים ותעודות לתלמידי בית הספר
• סיוע בתפעול פרויקטים ייחודיים בתחום האחריות, ביצוע פעולות מנהלתיות הקשורות לעזרה ראשונה הניתנת בבית הספר וסיוע בטיפול אדמיניסטרטיבי בכרטיסי רב-קו לתלמידי בית הספר
• קיום קשרי עבודה פנים עירוניים ועם גופים מחוץ לעירייה, וביצוע משימות נוספות במסגרת התפקיד לפי הנחיית הממונה

מה נדרש

השכלה

• 12 שנות לימוד

• ידע וניסיון בעבודה במערכות ממוחשבות ובהפעלת יישומי OFFICE
• תודעת שירות גבוהה
• יחסי אנוש טובים
• ידיעת השפה העברית ברמה טובה מאוד
• כושר ביטוי טוב בכתב ובעל פה
• היתכנות לעבודה בשעות ובימים לא שגרתיים

יתרון

• תעודת בגרות מלאה
• תעודת הנהלת חשבונות סוג 1 או 2
• ידיעת שפות נוספות

מה מחפשים במועמד/ת

• תודעת שירות גבוהה
• יחסי אנוש טובים
• כושר ביטוי טוב בכתב ובעל פה