רכז/ת לשכה - משרה 1232

ניהול לשכת ראש האגף, ניהול אדמינסטרטיבי, כולל תיאום דיונים, מתן שירותים תפעוליים למחלקות האגף, ארגון אירועים, מפגשים, סיורים ופגישות. עבודה בממשקים מול מזכירויות בארגון ומול גורמי חוץ. קיום קשר שוטף עם גורמים בהנהלת הארגון, באגפים האחרים ומול גורמי חוץ. איסוף מידע, עיבוד ותיעוד בכל הנושאים השוטפים הקשורים ללשכת ראש האגף.

מה עושים בתפקיד

• ניהול לשכת ראש האגף, ניהול אדמינסטרטיבי, כולל תיאום דיונים, מתן שירותים תפעוליים למחלקות האגף, ארגון אירועים, מפגשים, סיורים ופגישות. עבודה בממשקים מול מזכירויות בארגון ומול גורמי חוץ.
• ניהול יומן ראש האגף
• קיום קשר שוטף עם גורמים בהנהלת הארגון, באגפים האחרים ומול גורמי חוץ.
• איסוף מידע, עיבוד ותיעוד בכל הנושאים השוטפים הקשורים ללשכת ראש האגף.
• תפעול שוטף של כל פעילות לשכת ראש האגף.
• קבלה, מיון, סיווג, תיוק ואחזור תכתובת יוצאת ונכנסת ללשכת ראש האגף.
• נאמן/ת רכש
• הכנת חומרים לדיונים כולל הכנת מסמכים ומצגות
• ביצוע כל עבודה מקצועית נוספת על פי החלטת ראש האגף ובהתאם לצורך.
• כל מטלה נוספת שתדרש.

מה נדרש

השכלה

• תואר ראשון

ניסיון

• שנת ניסיון בעבודה משרדית / ניהול לשכה
• שליטה ב – Outlook, Excel, Word: Office
• ניסיון בעבודה במערכת לוגיסטית (הזמנות רכש מקומי/חו"ל)
• כישורים נדרשים: יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודת צוות
• הבנה וראייה מערכתית
• תודעת שירות גבוהה
• יכולת עבודה בתנאי לחץ
• ממלכתיות, בגרות ושיקול דעת
• יכולת ביטוי רהוטה בעל ובכתב בשפה העברית ושליטה טובה בשפה האנגלית.
• מאפיינים מיוחדים לתפקיד: ייתכן והמועמד/ת ת/יידרש לעמוד במבחני התאמה לתפקיד (מרכזי הערכה/מבחני ידע וכיו"ב) בהתאם לדרישות המשרה
• המועמד/ת נדרש/ת לעמוד בקריטריונים הביטחוניים
• התפקיד יחייב לעיתים מזומנות עבודה מעבר לשעות העבודה הרגילות
• עבודה עפ"י כללי הביטחון והבטיחות

עיקרי הדברים נקראו מתוך עמוד המשרה באתר הרשות; הנוסח המחייב הוא הנוסח המלא שם.